Généralités

La présente Politique de confidentialité régit le traitement de vos données à caractère personnel par une entité de Pollet Group telle que reprise à l’Annexe 1 (ci-après désignée collectivement : « Pollet », « nous », « notre », « nos ») lorsque vous :

• visitez ou utilisez un de nos sites web (ci-après dénommés généralement : « sites web ») et/ou communiquez par son intermédiaire des données à caractère personnel (par exemple en remplissant le formulaire de contact, en envoyant un mail, en prenant contact par téléphone, etc.) ;
• utilisez nos produits ou services d’une quelconque façon ;
• souhaitez communiquer avec nous par mail, téléphone, fax et réseaux sociaux ;
• souhaitez communiquer avec nous lors de salons et d’événements ;
• acceptez expressément la présente Politique de confidentialité.

Vous trouverez ci-dessous une liste des réponses aux questions les plus importantes concernant le traitement par Pollet de vos données à caractère personnel.

L’identité du responsable du traitement et des personnes protégées par la Politique de confidentialité

À l’Annexe 1, vous trouverez une liste des sièges sociaux et des numéros d’entreprise des entités de Pollet auxquelles s’applique la présente Politique de confidentialité.

Pollet agit en tant que responsable du traitement au sens de la réglementation en matière de protection de la vie privée et, à ce titre, nous souhaitons vous informer sur le traitement de vos données à caractère personnel.

La présente Politique de confidentialité n’est donc valable que pour les données à caractère personnel que Pollet traite en tant que responsable du traitement. Vous pouvez adresser vos questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel à notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse privacy@boekan.be.

Quelles données à caractère personnel sont traitées par Pollet ?

Pollet traite les données à caractère personnel qui sont pertinentes ou nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées.

Les données à caractère personnel sont toutes les données qui vous identifient ou vous rendent identifiable en tant que personne physique. Une personne identifiable est une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement à partir des données à caractère personnel traitées.

Pollet traite différentes catégories de données en fonction de la finalité du traitement :

• données d’identification ou de contact telles que vos nom et prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, données d’identification électronique telles que votre adresse IP publique, cookies ;
• caractéristiques de missions, commandes ou centres d’intérêt spécifiques que vous avez ;
• données de société et/ou de facturation.

De manière spécifique et en fonction des outils de marketing que nous utilisons, les données à caractère personnel suivantes sont traitées :

Outil / Service	Type de données personnelles
Enhanced Conversions	Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses, identifiants de client, identifiants en ligne, adresses IP
Google Ads Customer Match	Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses, identifiants de clients
Google Analytics	Identifiants en ligne comme identifiants de cookies, adresses IP et identifiants de dispositifs ; identifiants de client
Google Data Studio	Données relatives aux individus et servant à créer des rapports, des graphiques et des diagrammes
Google Optimize	Identifiants en ligne, comme identifiants de cookies et adresses IP
Google Tag Manager	Identifiants en ligne, comme identifiants de cookies et adresses IP
Facebook Ads Custom Audiences	Adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses
HotJar	Identifiants en ligne, comme identifiants de cookies et adresses IP
CRM	Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses, identifiants de client, identifiants en ligne, adresses IP

À quelles fins Pollet traite-t-il vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Pour entrer en contact avec vous si vous souhaitez acheter des biens ou des services auprès de nous ou pour répondre à vos questions d’ordre général par l’intermédiaire de différents moyens de prise de contact (visite en magasin, événement, salon professionnel, e-mail, réseaux sociaux, etc.).
• Pour assurer le bon déroulement des commandes et des livraisons lorsque vous achetez un produit ou un service.
• Dans le cadre de nos opérations commerciales courantes liées à nos obligations légales : gestion de notre comptabilité, gestion des clients, gestion des litiges, gestion des fournisseurs, relations publiques, gestion des assurances, etc.
• Dans le cadre de notre politique de recrutement. Si vous posez votre candidature pour un poste vacant chez Pollet, nous traiterons vos données à votre demande en vue de la conclusion éventuelle d’un contrat de travail.
• Pour effectuer des analyses statistiques afin d’améliorer nos Sites web, nos produits et services ou de mettre au point de nouveaux produits et services.
• Pour partager des données à caractère personnel vous concernant sur nos Sites web ou sur les réseaux sociaux.
• À des fins de marketing, c’est-à-dire pour vous fournir des communications ciblées, des promotions, des offres et d’autres publicités de Pollet et de partenaires sélectionnés.

À moins que vous ne soyez un client existant qui a déjà acheté des biens ou des services similaires chez nous et que nous souhaitons cibler avec notre propre matériel de marketing, Pollet ne vous enverra des avis, des promotions, des offres, des lettres d’information et d’autres publicités par mail ou par d’autres canaux de communication électronique de personne à personne, que si vous avez expressément consenti à recevoir ces avis, offres, lettres d’information et autres publicités.

Fondement du traitement de vos données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base des fondements juridiques suivants :

• Dans le cadre des obligations légales qui nous incombent ;
• Dans le cadre de l’exécution du contrat que vous concluez avec nous ou des démarches précontractuelles effectuées par vous lors de votre demande ;
• En raison de l’intérêt légitime que nous pouvons faire valoir afin de vous fournir nos produits et services ;
• En raison du consentement explicite que vous avez donné à cet effet.

Partageons-nous vos données à caractère personnel avec des tiers ?

Vos données à caractère personnel sont principalement traitées pour un usage interne.

Pollet ne vendra jamais vos données à caractère personnel ni ne les mettra à la disposition de tiers à des fins commerciales.

Nous demanderons toujours votre consentement préalable pour transférer des données à des tiers, à l’exception des transmissions nécessaires à l’exécution d’obligations légales, si vous disposez déjà d’informations en rapport avec la transmission ou si les données à caractère personnel doivent rester confidentielles dans le cadre du secret professionnel.

Bien que les sous-traitants ne soient pas considérés comme des tiers, nous tenons à vous informer que Pollet fait appel à des sous-traitants avec lesquels nous échangeons des données à caractère personnel, tels que des entrepreneurs, des fournisseurs de services TIC, des agences de communication, etc. À cette fin, nous veillons, au moyen d’accords de traitement, à ce que les sous-traitants qui traitent vos données à caractère personnel en notre nom le fassent toujours dans le respect des réglementations en matière de protection de la vie privée et uniquement aux fins expliquées ci-dessus. Pollet s’assurera que les sous-traitants traitent les données à caractère personnel de manière sûre, équitable, légale et proportionnée.

Dans le cas où les sous-traitants auxquels Pollet fait appel traitent des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE), Pollet s’assurera, conformément aux réglementations en matière de protection de la vie privée, par des mesures contractuelles ou autres, que ces données bénéficient d’un niveau de protection adéquat comparable à celui dont elles bénéficieraient dans l’EEE.

Si cela s’avère nécessaire pour ses activités quotidiennes, et toujours dans le respect des réglementations en matière de protection de la vie privée, Pollet partagera également des données à caractère personnel avec des parties telles que des cabinets d’avocats et de recouvrement de créances, des banques et des compagnies d’assurance.

Quelles techniques utilisons-nous pour protéger la confidentialité de vos données à caractère personnel ?

Pollet prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger votre vie privée.

Nous prenons diverses mesures techniques afin de protéger les données à caractère personnel que nous traitons contre l’accès ou la modification non autorisés, la divulgation et la destruction, ainsi que la perte et le vol, telles que : protection par mot de passe, chiffrement des données, pare-feu, antivirus, enregistrement et surveillance de nos systèmes, gestion des accès, tenue à jour des logiciels TIC, anonymisation des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire et possible, etc.

Pollet prend des mesures organisationnelles afin de protéger vos données à caractère personnel, telles que la désignation d’un responsable de la protection de la vie privée, l’emploi de personnel pour assurer la sécurité de notre réseau, de notre infrastructure et de nos systèmes d’information, des mesures pour gérer l’accès physique à nos bureaux. Nos collaborateurs n’ont accès qu’aux données à caractère personnel nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et sont formés pour exercer leurs fonctions dans le respect de votre vie privée à tout moment. Nous appliquons les réglementations en matière de protection de la vie privée dans nos processus, procédures et instructions de travail.

Ces mesures sont régulièrement revues et affinées en les soumettant à des audits internes et externes.

Malgré ces mesures de sécurité prises, des tiers peuvent toujours parvenir à contourner ces mesures et obtenir et/ou utiliser vos données à caractère personnel de manière illicite. Nous ne pouvons en aucun cas en être tenus responsables et ne sommes donc en aucun cas responsables de toute utilisation illicite de vos données à caractère personnel par des tiers.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Pollet conserve vos données à caractère personnel :

• aussi longtemps que nécessaire ou pertinent pour atteindre les finalités de traitement susmentionnées ;
• pour la durée pendant laquelle nous sommes tenus de le faire par la loi (par exemple, dans le cadre d’obligations de garantie, de comptabilité ou de droit du travail) ;
• tant qu’une relation contractuelle est en cours ;
• tant que des litiges ou enquêtes juridiques peuvent survenir en rapport avec les services ou produits que nous fournissons.

Nous traitons vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique de confidentialité aussi longtemps que nous les conservons.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?

Conformément aux réglementations en matière de protection de la vie privée, vous disposez de droits précis concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif de ces droits.

Droit à l’information et à la consultation

Vous avez le droit d’être informé du traitement de vos données à caractère personnel par Pollet et, le cas échéant, d’avoir accès à ces données à caractère personnel et aux informations suivantes :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données à caractère personnel concernées ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires (notamment les destinataires dans des pays tiers) ;
• si possible, la durée de conservation ou, si ce n’est pas possible, les critères permettant de déterminer cette durée ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• les informations sur la source des données si nous obtenons des données à caractère personnel par l’intermédiaire d’un tiers ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage.

Vous avez le droit de demander une copie gratuite de vos données à caractère personnel sous une forme courante. Si vous demandez des copies supplémentaires, Pollet peut facturer des frais raisonnables pour couvrir les coûts administratifs.

Droit de rectification

Vous avez le droit de demander à Pollet de compléter ou de corriger des données à caractère personnel incomplètes ou inexactes traitées par Pollet.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel par Pollet dans les cas suivants et sans délai déraisonnable :

• vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière par Pollet ;
• vous retirez votre consentement préalable au traitement et il n’existe aucune autre base juridique que Pollet puisse invoquer pour le traitement (ultérieur) ;
• vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et il n’existe aucun autre motif pour un traitement (ultérieur) par Pollet ;
• vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• vos données à caractère personnel doivent être supprimées pour se conformer à une obligation légale ;
• vos données à caractère personnel ont été collectées lorsque vous étiez mineur.

Dans certains cas, nous ne pourrons pas donner suite à votre demande d’effacement des données, par exemple lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la justification de droits en justice ou parce que le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’obligations légales. Nous vous en informerons plus en détail dans notre réponse à votre demande d’effacement de données.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si l’une des situations suivantes se présente :

• vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel : leur utilisation sera restreinte pendant une période au cours de laquelle Pollet vérifiera l’exactitude des données ;
• le traitement de vos données à caractère personnel est illicite : au lieu de supprimer vos données, vous demandez que leur utilisation soit limitée ;
• Pollet n’a plus besoin de vos données pour les finalités de traitement initiales, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou le soutien d’une action en justice : au lieu d’effacer vos données, leur utilisation est limitée pour la constatation, l’exercice ou le soutien de l’action en justice ;
• jusqu’à ce qu’une décision ait été prise sur l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez que l’utilisation de vos données à caractère personnel soit limitée.

Droit à la portabilité des données à caractère personnel

Vous avez le droit de demander à Pollet d’obtenir vos données à caractère personnel dans un format structuré, courant et lisible par machine et le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement. Dans ce cas, vous pouvez nous demander de transférer les données directement à l’autre responsable du traitement, à moins que cela ne soit techniquement impossible.

Ce droit n’est valable que pour les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Pollet sur la base de votre consentement ou en exécution d’un accord et lorsque le traitement est effectué par des procédés automatisés.

Droit d’opposition et prise de décision individuelle automatisée

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si vous vous trouvez dans une situation particulière et spécifique qui justifie une telle opposition.

Pollet ne traitera plus les données à caractère personnel, à moins qu’elle ne puisse démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est lié à l’introduction, l’exercice ou la défense d’une action en justice.

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée sur un traitement exclusivement automatisé, y compris le profilage. Ce droit ne s’applique pas aux cas suivants : lorsque le profilage ou la prise de décision individuelle automatisée sont autorisés par une disposition légale qui prévoit également des mesures appropriées pour protéger vos droits et libertés, lorsqu’ils sont nécessaires à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’ils reposent sur votre consentement explicite.

Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez nous contacter pour plus d’informations sur la Politique de confidentialité ou dans le cadre de l’exercice de vos droits en utilisant les coordonnées suivantes :

• Par une lettre adressée à BOEKAN SA, à l’attention du responsable de la protection de la vie privée, Brouwerijstraat 14, 8680 Koekelare ;
• En envoyant un mail à privacy@boekan.be.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés, vous devez nous fournir une preuve d’identité (comme une copie de la carte d’identité) ou une procuration.

Une fois que nous aurons reçu une réclamation par les canaux mentionnés ci-dessus, vous recevrez un accusé de réception. Votre demande sera ensuite traitée dans un délai raisonnable.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous souhaitez formuler des plaintes concernant le traitement de vos données à caractère personnel, nous vous prions de bien vouloir nous contacter directement via l’un des canaux de contact susmentionnés afin que nous puissions résoudre ce problème pour vous.

En outre, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Vous trouverez les coordonnées des autorités de contrôle compétentes à l’Annexe 2.

Quels sont les cookies que nous utilisons ?

Lorsque vous visitez nos sites web, certains cookies peuvent être placés sur votre appareil. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre politique en matière de cookies.

Comment des modifications sont-elles apportées à la Politique de confidentialité actuelle ?

La Politique de confidentialité de Pollet est modifiée de temps à autre, par exemple en raison de changements apportés à nos produits/services qui affectent le traitement des données à caractère personnel.

Nous publierons toute modification de la présente Politique de confidentialité et la dernière version sur nos Sites web.

Annexe 1 :

Pollet Group (Pollet) se compose des entités suivantes auxquelles s’applique la présente Politique de confidentialité :